TEMPO.CO, Jakarta - Dalam dunia administrasi dan kelembagaan, kegiatan surat menyurat merupakan bentuk komunikasi tertulis untuk mendukung kelancaran kegiatan. Salah satu surat yang penting untuk diketahui adalah surat dinas. Surat dinas adalah komunikasi resmi yang digunakan oleh berbagai instansi, perusahaan, dan organisasi untuk menyampaikan informasi, permintaan, undangan, dan banyak lagi
Surat dinas bukan hanya sekadar cara formal dalam berkomunikasi tapi juga mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas sebuah lembaga. Surat dinas biasanya digunakan untuk berbagai tujuan, mulai dari mengirimkan undangan rapat, memberikan pemberitahuan penting, hingga memohon informasi. Berikut ini, ada tiga contoh surat dinas resmi yang bisa jadi referensi bagi Anda yang hendak membuat surat dinas beserta struktur lengkapnya.
Format Surat Dinas
Salah satu ciri dari surat dinas adalah memiliki struktur dan kalimat yang baku. Adapun susunan dalam surat dinas mengikuti format standar pada umumnya adalah sebagai berikut.
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan bagian penting dalam struktur surat dinas. Di dalamnya terdapat logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, email hingga website instansi.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Format surat dinas resmi selanjutnya adalah adanya tanggal dan nomor surat. Kedua format tersebut menjadi bagian penting untuk memudahkan proses administrasi serta pengarsipan surat.
3. Perihal dan Lampiran
Surat dinas resmi harus mencantumkan perihal dan lampiran sebagai penunjuk tentang tujuan surat tersebut dibuat. Sehingga penerima dapat dengan mudah memahami isi surat serta mudah melakukan pengarsipan.
4. Nama dan Alamat Tujuan
Di bagian ini, surat dinas resmi dituliskan informasi seputar nama penerima surat, jabatan penerima surat, alamat lengkap instansi penerima, kota dan kode pos.
5. Salam Pembuka
Masuk ke bagian inti surat, dalam surat dinas resmi biasanya terdapat salam pembuka untuk memberi sapaan di awal surat. Sapaan harus formal dan resmi seperti ucapan salam atau kalimat "Dengan hormat," atau ekspresi serupa.
6. Isi Surat
Selanjutnya ada bagian isi surat berisi pesan aray informasi yang hendak disampaikan. Termasuk dalam bagian ini adalah detail perihal surat, informasi yang ingin diberikan atau diminta, serta penjelasan terkait.
7. Penutup
Format surat dinas resmi selanjutnya adalah adanya penutup di bagian akhir surat. Di bagian ini hendaknya sertakan salam penutup yang sopan contohnya kalimat "Demikianlah surat ini kami sampaikan," atau -"Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih."
8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Terakhir, dalam surat resmi juga dicantumkan tanda tangan dan nama pengirim. Selain itu, bisa juga menambahkan jabatan resmi dari pengirim surat. Hingga nama instansi pengirim.
9. Lampiran
Jika ada, Anda juga dapat menambahkan lampiran seperti foto, susunan acara dan lain-lain. Daftar lampiran atau dokumen ini biasanya disertakan pada lembar terpisah namun dijadikan satu dengan surat dinas.
Contoh Surat Dinas
Bagi Anda yang ingin membuat surat dinas resmi, berikut ini terdapat beberapa contoh surat dinas resmi yang bisa dipilih untuk berbagai keperluan.
1. Contoh Surat Dinas Penugasan Kerja
Nomor: 01/PT-XYZ/VIII/2023
Perihal: Penugasan Kerja
Lampiran : -
Jakarta, 18 Agustus 2023
Kepada,
Yth. Direktur Utama
PT XYZ
Di Gedung Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka menjalankan tugas dan fungsi PT. XYZ, kami dengan ini mengirimkan surat penugasan kerja kepada:
Nama : Budi Pekerti
Jabatan : Manager
Agar dapat mengikuti workshop Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Bandung selama 5 hari dan membuat laporan selambatnya 1 bulan setelah workshop selesai.
Demikianlah surat ini kami sampaikan. Semoga yang bersangkutan dapat mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Arya Saloka
HRD PT XYZ
2. Contoh Surat Dinas Resmi Undangan Rapat
Nomor: 02/PT-XYZ/VIII/2023
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Jakarta, 10 Agustus 2023
Kepada,
Yth. Budi Pekerti
Manajer PT XYZ
Di Gedung Jakarta
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Koordinasi yang akan diselenggarakan oleh PT ABCD, dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal : 17 Agustus 2023
Waktu : 13.00 – 14.00 WIB
Tempat : Ruang X
Agenda : Rapat koordinasi
Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu untuk turut serta dalam rapat ini guna memastikan kelancaran koordinasi dan kolaborasi antara instansi. Mohon konfirmasi kehadiran atau informasi tambahan sebelum tanggal 15 Agustus 2023 melalui email abcd@gmail.com atau telepon 02134566
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Arya Saloka
Manajer PT ABCD
3. Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan Cuti Pegawai
Nomor: 03/PT-A/VIII/2023
Perihal: Pemberitahuan Cuti Pegawai
Jakarta, 10 Agustus 2023
Kepada,
Yth. Direktur Utama
PT XYZ
Di Gedung Jakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa pegawai kami, Bapak Budi Pekerti, dengan Nomor Induk Pegawai 122355, akan mengambil cuti mulai tanggal 15 Agustus 2023 hingga tanggal 18 Agustus 2023. Selama masa cuti, Bapak Budi Pekerti tidak akan berada di tempat tugas.
Segala urusan terkait dengan pekerjaan Bapak Budi Pekertui akan ditangani oleh pegawai pengganti yang telah ditunjuk.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
HRD PT XYZ
Arya Saloka
RIZKY DEWI AYU
Pilihan Editor: BRIN Rancang Program Khusus Arkeologi, Terbuka untuk Fresh Graduate
